Ako pracovať v tíme v čase koronavírusu

Počas najbližších týždňov nás v  súvislosti s  epidémiou COVID-19, známeho tiež ako koronavírus, čaká mnoho zmien a obmedzení v  našom každodennom živote. Mnoho firiem, veľkých, či malých, prechádza na home office, teda prácu z  domu. Práca z  domu má svoje problémy a  špecifiká – ľudia sa zrazu ocitnú „mimo“ svojich tímov a  bez predošlých skúseností s  digitálnymi komunikačnými nástrojmi často nevedia, ako ďalej.      

Keď sme rozmýšľali, ako by sme mohli v  tejto komplikovanej situácii ľuďom pomôcť, napadlo nám, že vyselektujeme tie najlepšie digitálne nástroje na pracovnú komunikáciu. Pracujeme v odvetví, kde s množstvom klientov komunikujeme na diaľku a sami sme si prešli mnohoročným testovaním dostupných nástrojov - takže si trúfame povedať, že vieme, čo je dobré.  

V  nasledujúcich riadkoch sa pokúsime vyzdvihnúť tie nástroje, ktoré sa nám osvedčili najlepšie. Žiadny zo spomínaných nástrojov nás nesponzoruje a  všetky nižšie uvedené názory sú – hoci založené na empírii – čisto subjektívne ;-).  

Tak poďme na to.  

Komplexné komunikačné platformy: chat a hlasové hovory

V  tejto kategórii máme najviac skúseností s  aplikáciami Slack, Mattermost, Microsoft Teams a  Discord.

Slack je zo všetkých uvedených nástrojov určite najpoužívanejší, najviac rozvinutý a podľa našich skúseností aj najspoľahlivejší. Má veľmi dobrú organizáciu „threadov“, teda jednotlivých konverzácií. Slack má skvelú vyhľadávaciu funkcionalitu a jednoduché, intuitívne ovládanie. Pre malé tímy (10 až 20  ľudí) je Slack ideálny, aj vo svojej free verzii. Ak však máte väčší tím, alebo potrebuje hlbšiu integráciu, vie byť pomerne drahý. Nevýhodou Slack-u je určite aj to, že ho nie je možné hostovať na vlastných serveroch. S hostovaním na vlastných serveroch má totiž spoločnosť kontrolu nad tým, kde sa ukladajú jej dáta a kto k nim má prístup.

Verdikt: Ak hľadáte riešenie pre malý tím a potrebujete ho spustiť okamžite, siahnite po aplikácii Slack.    

Mattermost je sympatickou alternatívou k Slack-u. Má veľmi podobnú funkcionalitu, trošku horšiu organizáciu “threadov” než Slack, no dá sa to prežiť. Veľkou výhodou Mattermost-u je to, že je možné ho hostovať na vlastných serveroch. Spoločnosť má tak zabezpečenú plnú kontrolu nad bezpečnosťou dát a informácií, ktoré cez aplikáciu zdieľa. Zásadnou výhodou Mattermost-u je to, že je zadarmo a navyše Open Source. Na druhej strane je zložitejšie ho “rozbehnúť” a bez technicky zručnej kolegyne / kolegu sa zrejme nezaobídete.

Verdikt: Ak hľadáte riešenie pre malý či väčší tím a chcete ho mať zadarmo, na vlastnom serveri, siahnite po aplikácii Mattermost. Je aj našou voľbou a po roku testovania sme s ním veľmi spokojní.

Microsoft Teams je ďalšou z použiteľných alternatív v rámci komunikačných platforiem. V prvom rade si však treba povedať, že Teams je súčasťou balíka Office365 a je určený pre väčšie spoločnosti. Od roku 2018 sa síce dá používať aj verzia, ktorá je zadarmo, no tá nie je integrovaná s ostatnými Office365 produktami, čím sa trošku popiera jej primárny zmysel. Konkurencieschopná sa totiž aplikácia Teams stáva práve vtedy, ak je súčasťou Office365. V takom prípade získava rozsiahle možnosti, ktoré konkurencia neponúka. Je nutné spomenúť, že v porovnaní so Slack-om je Teams zložitejší na prvotné nastavenie a spustenie, ako aj na administráciu. Nepomáha ani pomerne nešťastná organizácia správ a pomalší chod.

Verdikt: Ak používate Office365, pokojne používajte Teams. Ak Office365 nepoužívate, pokojne sa poobzerajte po inej alternatíve. My sme sa rozhodli pre Mattermost napriek tomu, že máme Office365.

Discord ja aplikácia populárna najmä medzi hráčskou komunitou, kde má v rámci svojich funkcií absolútnu dominanciu. Discord je určený primárne na prenos hlasu a v tomto ohľade nad ostatnými aplikáciami vyhráva na plnej čiare. Chatovanie zvláda tiež, no keďže je prispôsobený pre hráčsku komunitu, tak napríklad úplne postráda thready (čo je v rámci pracovnej komunikácie veľký problém). Takisto síce vie zdieľať súbory, no v maximálnej veľkosti 50MB, kým Slack zvládne všetko do veľkosti 1GB.   

Verdikt: Ak potrebujete excelentný prenos hlasu a nevadí vám ochudobnená funkcionalita, vyskúšajte Discord.

Jednoduché komunikačné nástroje: chat a hlasové hovory

Niektoré menšie spoločnosti či pracovné tímy nepotrebujú také široké možnosti, ako im poskytujú vyššie uvedené komunikačné platformy.  V tom prípade stačí siahnuť po aplikáciách ako Telegram, Signal či Whatsapp. Je veľmi dôležité, že všetky z nich majú aj svoju desktop verziu, takže nie ste odkázaní iba na komunikáciu cez mobilný telefón. Tieto aplikácie ponúkajú iba veľmi jednoduchú funkcionalitu (chatovanie vo dvojici, v skupinách a telefonáty) a sú vhodné skôr ako základný komunikačný doplnok k ostatným pracovným nástrojom. V našej spoločnosti používame Telegram, najmä z dôvodu jednoduchého ovládania a miery zabezpečenia.

Nástroje na e-konferencie: prenos online videa

Ak sa potrebujete pri práci z domu porozprávať, vo všeobecnosti sa odporúčajú videohovory pred tými klasickými zvukovými. Živý medziľudský kontakt síce nenahradia, no vedia ušetriť mnoho času a urýchľujú porozumenie odkomunikovaného. A samozrejme – ak ste dlho osamote, interagovať s kolegami cez video v reálnom čase vie byť na nezaplatenie.

Testovali sme niekoľko aplikácií, ktoré ponúkajú rôzne možnosti: zdieľanie obrazovky, plánovanie hovorov (tzv. scheduled calls), chatovanie, prípadne diaľkové ovládanie.

Google Meet je jediným z testovaných nástrojov, ktorý funguje iba v prehliadači. Môže to byť výraznou výhodou najmä pre menej skúsených používateľov. Nič neinštalujete, iba otvoríte link. Ako produkt od Google je skvele integrovaný s ostatnými Google produktami. Google Meet podporuje zdieľanie obrazovky a nahrávanie hovorov, dokonca ich priame exportovanie na YouTube. V prípade, že vaša spoločnosť používa G suite od roku 2012, je zadarmo.

Zoom je v súčasnosti veľmi populárna aplikácia, ktorá obsahuje všetky podstatné funkcie nástrojov na e-konferencie. Má aj verziu zadarmo, no v tej sú skupinové hovory obmedzené na 40 minút. Zoom podporuje zdieľanie obrazovky i nahrávanie hovorov. Mnohých menej skúsených používateľov však odradí zložitejšie ovládanie. Ostatných občas aj horšia kvalita videa.

Skype For Business je súčasťou balíka Office365, takže je plne integrovaný napr. s PowerPointom , Outlookom atď. Ponúka zdieľanie obrazovky, dokumentov, streaming až pre 10 000 divákov a mnoho iných vychytávok. Nevýhodou je, že aplikácia sa pri štarte dlho načítava a pri používaní jej vedľajších funkcií býva často pomalá.

Skype dnes už klasický komunikačný nástroj. Oproti vyššie menovaným ma veľmi obmedzenú funkcionalitu, no jeho hlavnou výhodou je to, že je zadarmo. Problémom je opäť častá spomalenosť a nezriedka aj zlá kvalita hovorov.

Cloudové úložiská

Nakoniec ešte v krátkosti spomenieme cloudové (online) úložiská, ktoré sa pri práci na diaľku určite zídu:

Google Drive – z nášho pohľadu najlepšie cloudové riešenie pre začiatok. Ponúka veľa úložného priestoru a skvelé skvelé možnosti online editácie súborov (Docs, Sheets, Slides atď.)

Dropbox – jedno z najznámenších cloudových riešení. Najrýchlejšie synchronizuje, no funkciami zďaleka nedosahuje úroveň Google Drive.

Onedrive / Sharepoint – Súčasť balíka Office365, dobré riešenie, no iba ak máte Office 365.

Own Cloud –  open source cloudové riešenie. Neposkytuje úložný priestor tak, ako ostatné spomenuté riešenia, funguje iba na vašom vlastnom serveri. Je však víťazom čo sa týka bezpečnosti.

Ďakujeme za prečítanie a dúfame, že sme vám pomohli so základnou orientáciou. Držíme palce s prácou z domu!