Čo je Monday Meeting a ako ho ovplyvnila pandémia?

Viete si predstaviť viac ako 60-členný tím ľudí, ktorí sa pravidelne každý štvrtok podvečer pripájajú na spoločný online meeting? A viete si predstaviť, že si aj zapínajú svoje videokamery? Že všetci vnímajú a zapájajú sa do spoločnej diskusie? Že sa to dá iba veľmi ťažko predstaviť, či takmer vôbec? Verte či nie, u nás to presne takto funguje. 

História našej porady s názvom „Monday Meeting“: Prečo sa tak volá, keď je vo štvrtok?

Počuli ste už o meetingu s názvom „All-Hands Meeting“? Ide o pravidelné celopodnikové stretnutie, ktorého sa zúčastňujú všetci vo firme – juniorní, mediorní, seniorní ľudia i najvyššie hlavy firmy, dizajnéri, developeri, testeri i manažéri, jednoducho všetci, s cieľom prediskutovať dôležité podnikové záležitosti.

„All-Hands meeting“ vychádza z frázy „all hands on deck“, čo je signálom pre všetkých členov posádky, aby sa dostali na palubu. Výstižné, nie?

Pred pár rokmi sme toto celofiremné stretnutie organizovali v pondelok ráno – preto názov „Monday Meeting“, no z hľadiska efektivity sa ukázalo, že to pre nás nie je vhodný čas. Mnoho z nás si za stôl sadalo s tým, že sa po víkende rozbiehali, robili si poriadok v projektoch, v úlohách, organizovali si standupy v rámci projektov, a tak sme sa rozhodli pre štvrtok podvečer. A tento termín sa u nás veľmi úspešne ujal.

V časoch pred pandémiou: všetci spoločne (za plnej účasti) a so zábavným programom

Keď si zaspomíname na to, aké to bolo pred týmto obdobím, máme pred sebou jasný obraz: všetci spoločne sedíme vo veľkých priestoroch na prízemí, prezentujú sa ukončené i rozbiehajúce sa projekty, rozprávame sa o novinkách v našich pracovných procesoch i v živote firmy, o plánovaných teambuildingových akciách a o množstve ďalších vecí, ktoré sa nás všetkých – ako členov Touch4IT tímu – týkajú.

Veľakrát sme tento celofiremný meeting konajúci sa vo štvrtok podvečer ukončovali tým, že sme začínali grilovať, hrať sa spoločenské hry, pozerať filmy či sme len tak zostali sedieť, otvorili si alko i nealko pivko a rozprávali sa o všeličom, čo nám prišlo na myseľ.

Ako sme prechádzali z osobného kontaktu do online sveta

A potom prišla pandémia... zatvorenie nášho officu a tým 100% práca z domu a meetingy prebiehajúce iba online. A do tohto online sveta sa tak presunula aj naša celofiremná porada vo štvrtok.

Zo začiatku sa všetci pripájali bez zapnutých videokamier – primárne išlo aj o to, že sme boli obmedzený našim nástrojom na videohovory a nebolo to tak technicky možné. Ten sme však vymenili za iný - efektívnejší na takéto situácie - a postupne sa začali všetci osmeľovať a zapínať si kamery. Jazyky ľudí za počítačmi však ostali dlho zviazané a rozväzovali sa iba príležitostne. Často sme však o tom diskutovali a viedli sa spoločne ku väčšej interakcii, aby sme aj v online svete zachovali prepojenosť medzi jednotlivcami i tímami.

Postupne sme sa tak dostali k tomu, že sme na našom spoločnom Monday Meetingu vo štvrtok boli takmer všetci so zapnutými kamerami a najmä bez ostychu sa niečo opýtať, komentovať, či sa iba tak ozvať.   

Takto sme napríklad virtuálne oslavovali 7-ročné výročie našej spoločnosti:

Udomácnili sme sa, zvykli sme si...

Pandémia neskončila tak rýchlo, ako sme všetci dúfali (však tu bohužiaľ medzi nami ešte stále straší), no my sme sa adaptovali na aktuálnu situáciu, zmenili mnohé pracovné procesy, nastavili nové postupy a naučili sa žiť aj v online svete.

Hoci sa, dúfajme, situácia za nejaký čas výrazne zlepší a život sa vráti – viac menej – do starých koľají, nikdy to už úplne nebude ako predtým a pracovný svet zostane vo veľkej miere v hybridnej podobe (offline aj online). A preto sme sa na pandémiu nepozerali iba ako na dočasný stav, ktorý niekedy odíde, ale snažili sme sa adaptovať a nastoliť fungovanie firmy aj smerom do budúcnosti – akejkoľvek. Aby sme i naďalej budovali silnú firemnú kultúru medzi ľuďmi v office i homeoffice, aby sme viedli efektívnu komunikáciu v rámci tímu i medzi tímom a klientom. Aby naše procesy fungovali pri online aj offline a naše projekty sa rozvíjali za každých podmienok. A myslíme, že sa nám to celkom slušne darí.